Չնայած ժամանակակից տեխնոլոգիաները գործնականում ոչնչացրել են էպիստոլյար ժանրը անձնական կյանքում, և մենք գործնականում դադարել ենք նամակներ գրել ընկերներին, ծանոթներին և հարազատներին, գործարար նամակագրությունը դեռևս արդիական է: Դա պայմանավորված է նրանով, որ գործարար նամակը իրավական փաստաթուղթ է, ճիշտ ինչպես պատշաճ կերպով կատարված և ստորագրված այլ պայմանագրեր: Հետեւաբար, յուրաքանչյուր ոք, ով, որպես իր պաշտոնական պարտականությունների մի մաս, աշխատում է նամակագրությամբ, պետք է սովորի, թե ինչպես գրել նամակներ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Եթե մենք պայմանավորվել ենք, որ բիզնես նամակը փաստաթուղթ է, ապա դրա ձևավորումը պետք է համապատասխանի փաստաթղթերին վերաբերող բոլոր ստանդարտներին և պահանջներին: Այն գրված է կազմակերպության պիտակների վրա, A4 ստանդարտ գրող թղթի թերթիկի վրա: Ավանդաբար, տառատեսակը Times New Roman կամ Arial է 12 չափի: Ձախ կողմում եղած լուսանցքը 3 սմ է, աջ կողմում ՝ 1,5 սմ:
Քայլ 2
Ձևաթուղթը պետք է պարունակի ձեր ներկայացրած կազմակերպության վերաբերյալ անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները `անունը, իրավաբանական հասցեն, բանկի տվյալները և ֆաքսային ֆաքսերը, հեռախոսները, էլեկտրոնային հասցեն:
Քայլ 3
Ձախ կողմում նշեք նամակի թեման, փորձեք տեղավորվել մեկ կարճ արտահայտության մեջ: Աջ կողմում գրեք, թե ում է ուղղված նամակը `հասցեատիրոջ անունը, սկզբնատառը, նրա դիրքը, կազմակերպության անունն ու հասցեն: Բոլոր գործարար նամակները սկսեք «Հարգելի …» հասցեով, հասցեում անպայման գրեք հասցեատիրոջ անունը և հայրանունը:
Քայլ 4
Նամակ գրելուց առաջ կենտրոնացեք և հաշվի առեք, թե ինչ միտք, առաջարկ կամ տեղեկատվություն եք ցանկանում փոխանցել ձեր պատասխանողին: Դուք պետք է հասկանաք, որ երկար, շփոթված և անհամապատասխան նամակները, որոնք ոչ ոք չի ցանկանում կարդալ:
Քայլ 5
Որպեսզի հենց առաջին նախադասություններից հետո ձեր նամակը աղբարկղ չուղարկվի կամ ապաբաժանորդագրմամբ չհանվի, ներկայացրեք ձեր տեքստը տրամաբանական հաջորդականությամբ, այնպես որ յուրաքանչյուր հաջորդ նախադասություն նախորդի շարունակությունն է և լրացված լինի նոր իմաստով: Նման նամակը կկարդա հետաքրքրությամբ: Բացի այդ, փորձեք պահել 1 թերթի ծավալում: Սա ձեր մտքերը հակիրճ և հստակ արտահայտելու ձեր ունակության ցուցիչն է, որն անմիջապես գրավում է հասցեատիրոջը ձեր մոտ:
Քայլ 6
Նամակի տեքստում առաջին պարբերությունը նվիրեք խնդրի, խնդրի համառոտ լուսաբանմանը և նշեք դրա լուծման անհրաժեշտության պատճառը: Դրանից հետո արտահայտեք ձեր մտքերը այս հարցի վերաբերյալ, տվեք առաջարկներ կամ պարզապես անհրաժեշտ տեղեկատվություն: Ամփոփելով, եզրակացություններ արեք և նկարագրեք ձեր առաջարկությունն ընդունելու առավելությունները կամ համառոտ վերլուծեք վերը ներկայացրած տեղեկատվության մասին:
Քայլ 7
Ստորագրեք նամակը, տվեք ձեր ստորագրության սղագրությունը `նշելով դիրքը և կապի հեռախոսահամարը:
